Ocean Freight Impo Specialist Maracaibo

POSICIÓN:
Ocean Freight Impo Specialist Maracaibo
UBICACIÓN:
Marítimo Importaciones
PROPÓSITO:
Garantizar la operación integral del proceso E2E del producto de importación marítima, asegurando el cumplimiento de los niveles de servicio y la satisfacción del cliente mediante la gestión, seguimiento y control oportuno de los embarques.
Todo ello orientado al cumplimiento de la promesa de venta, la minimización de riesgos y la excelencia en el servicio, en alineación con los lineamientos de calidad de la organización, con el fin de mantener, fidelizar y potenciar la cartera de clientes actuales y contribuir a la captación de nuevas cuentas.
FUNCIONES:
Recibir información de los embarques por parte del cliente, área comercial o Centros de servicio Globales.
Procesar y coordinar los requerimientos y peticiones de Clientes a través de un ágil procesamiento de instrucciones y/o órdenes de envío, manejo de excepciones y suministro pro‐activo de información y/o status de cualquier proceso operativo del Producto Marítimo de Importaciones.
Manejar, soportar y resolver y/o escalar todas las quejas, reclamos e inconsistencias notificadas por Clientes.
Garantizar el envío de la documentación correcta y a tiempo para realizar el registro de las cargas en el sistema informático de la DIAN y evitar multas por extemporaneos.
Colaborar con todas las áreas de DGF para asegurar un flujo eficiente y efectivo de operación.
Actúa como punto principal de contacto para el cliente.
Actúa como primer punto de contacto de los reclamos del cliente para notificarlos y realizar la documentación respectiva del mismo.
Realiza un control eficiente y a tiempo del GP de cada uno de sus embarques, incluyendo y validando correctamente tanto ACR como WIP alertando a tiempo las pérdidas o fugas de dinero que se puedan presentar.
Asegura la coordinación de los embarques con ofertas correctas y válidas.
Realiza la facturación según lo indicado en las ofertas de servicios y los estándares de tiempo y calidad definidos por el cliente y la compañía.
Garantizar el cierre eficiente de los files, revisando correctamente el Billing Tab en CW1 y asegurando el paso de CMP cuando este se encuentre listo para cierre.
Mantiene excelentes relaciones con los clientes y áreas dentro de la compañía.
Asignar Operational Irregularities de ser necesarios en la operación.
Revisar, actualizar y seguir SOP, CSOP, y cualquier documento o acuerdo suscrito con Clientes.
Identificar oportunidades de mejora y soportar en la creación y cumplimiento de acciones preventivas y correctivas a las desviaciones operativas presentadas en el área, a nivel de Clientes y Proveedores y todos los entes involucrados en el proceso de importación.
Mantener la relación comercial con Proveedores y soportar en la identificación y mejora del desempeño de los mismos.
Garantiza la recuperación de cartera y resolver incidencias con los clientes en caso de presentarse.
Garantizar la revisión, manejo y cierre de los Sick Files.
Ingresar la información correctamente y a tiempo en el sistema (CW1) para el manejo de las cargas OTM.
Informar al área de seguros cuando un embarque requiera seguro y hacer la liquidación correspondiente.
Dar pronta respuesta para la solución de las discrepancias.
Respuesta de los e-mails recibidos, diariamente para evitar reminders y/o escalaciones de los clientes y/u oficinas de origen.
Detectar y gestionar las posibilidades de nuevas oportunidades de negocio.
Cumplir con los procedimientos establecidos con el fin de evitar multas, sanciones o extra costos.
Escalar correctamente las novedades con los clientes y oficinas de origen.
Dar asesoría a los clientes en la utilización de MyDHLI.
Seguimiento a las navieras y CLD sobre inconsistencias con la carga hasta cierre final y aclaración.
Asistir y dar cumplimiento al plan de capacitación definido por la empresa.
Asistir a entrenamientos, conferencias, reuniones cuando lo requiera y sea parte de su alcance operativo.
REQUERIMIENTOS DEL ROL:
Profesional o técnico en carreras administrativas o ingenierías, o experiencia en cargos similares.
Manejo de servicio al cliente.
Conocimiento en el negocio de logística, producto Marítimo OFR.
Conocimiento en los Procesos Operativos Importación Marítima.
Conocimiento de la Normatividad Aduanera en Importaciones.
Habilidad para identificar y conocer las necesidades del cliente de manera amigable y cordial.
Manejo avanzado de EXCEL.
Nivel de Inglés (Verbal/Escrito 75%).
Nota: En caso de no contar con el título requerido, este podría ser convalidado con la experiencia desarrollada en la compañía y/o externa.
HABILIDADES Y COMPETENCIAS:
Capacidad de análisis, criterio, manejo y solución de excepciones.
Organización y administración del tiempo.
Habilidad para mantener relaciones interpersonales.
Capacidad para trabajar bajo presión.
Liderazgo e iniciativa.
Habilidad para la toma de decisiones, consulta previa a su Líder.
Facilidad de comunicación y negociación.
Orientado a la calidad de servicio y al logro.
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